주 52시간 근무, 최저임금상승 등 노동 환경이 변화하면서 여러 기업들은 업무 '효율성' 증대를 꾀할 수 밖에 없는 상황에 놓여 있습니다. 업무 효율성을 높이는 방안으로 여러가지 방법이 제시될 수 있겠지만 그 중에서도 기존 직원들 사이의 소통 증대를 통한 업무 공백 최소화, 업무 절차의 간소화, 업무에 대한 개개인의 책임감 증대를 통한 생산성 향상 등을 꼽을 수 있는데요, 이런 것들은 협업툴(기업용 메신저)를 통해서 간단히 실현할 수 있습니다.

  흔히 '협업 툴(기업용 메신저)'은 스타트업이나 IT기업, 소셜커머스 등 인터넷/온라인 관련 기업들이 주로 사용하는 협업 도구라고 생각할 수 있지만 실제로는 제조업, F&B 프렌차이즈, 리테일, 의류업 등 다양한 분야의 산업군에서도 협업툴을 사용해서 업무를 진행하면서 효율성을 증대시키고 있습니다.

  앞서 이야기 했듯이 스타트업이나 IT기업, 소셜커머스 등 온라인 기업들만이 사용할 것 같은 기업용 메신저는 제조업이나 F&B업종에서도 그 효과가 입증되고 있습니다. 우리나라의 대표적인 업무용 메신저 '잔디(JANDI)'를 사용하면서 불필요한 절차가 사라지고 소통 방법이 간소화 되면서 업무 효율이 높아졌다는 이야기, 그리고 이로 인해 직원들의 만족도와 생산성이 향상되었다는 이야기가 곳곳에서 나오고 있는 것입니다. 

  대표적인 예로 국내 영유아식 업계 1위인 베베쿡(Bebecook)과 피자 업계에서 돌풍을 일으킨 수제피자 프랜차이즈 '피자 알볼로'가 있습니다. 이들 기업들은 업무용 메신저 '잔디'를 도입하고 나서 팀원들 간의 소통 증대와 책임감 향상과 절차의 간소화로 인한 효율성 증대 효과를 톡톡히 보고 있다는 이야기를 하고 있습니다.

  베베쿡(bebecook.co.kr)은 전통적인 식품 제조/유통/판매 기업이라고 할 수 있습니다. 전통적인 제조업 기업이라 할 수 있는 베베쿡은 기존에 사용하던 그룹웨어 내의 메신저 툴을 버리고 '모바일/PC'에서 이용 가능한 기업용 메신저 '잔디'를 선택하고 난 뒤에 업무 진행 상황이나 결과를 파악하는 하는 일이 매우 편리해졌다고 이야기합니다. 이는 업무에 관한 대화나 진행 과정을 모바일이나 PC 어느곳에서나 확인 가능하고 의사를 표현하고, 절차를 진행할 수 있기 때문입니다.

  또한 베베쿡은 식품 제조 기업인 만큼 공장이 위치한 춘천과 서울 사무소의 직원간의 의사 소통이 매우 중요한데, 잔디를 통해서 의사 소통이 실시간으로 진행되면서 업무 속도나 의사 결정 속도가 빨라진 점을 큰 변화로 꼽고 있습니다. 잔디를 통해 기존의 결제 시스템을 간소화 시켰고 이로 인해 미팅 횟수도 30%가량 줄어들면서 그만큼 시간을 효율적으로 사용할 수 있게 되었다고 이야기하고 있습니다.

  그리고 잔디를 통해 업무 형태를 '프로젝트 형식'으로 변화했고, 이로 인해 구성원들간의 결속력이 강화됨과 동시에 팀원 개개인의 책임감이 증대되었다고 이야기하고 있습니다. 기존에 사용하던 그룹웨어 내의 메신저는 업무 진행 후에 기록이 남지 않아 책임 소지가 불분명해지는 문제가 있었는데, 잔디로 인해 업무 진행 과정이 투명하고 명확해지면서 직원들의 책임감도 높아졌다는 것입니다. 또한 이 과정에서 직급이나 나이에 상관없이 다양한 아이디어나 의견 교환이 이루어지면서 수평적인 조직 문화가 자리잡고 있다는 것 또한 긍정적인 측면으로 부각되고 있습니다.

  피자 업계의 혁신 기업으로 손꼽히는 피자 알볼로(Pizzaalvolo.co.kr) 역시 협업 도구로 '잔디'를 사용하면서 소통이 원활해지고 이에 따라 기업 구성원들 사이의 업무 효율성이 증대되었다고 이야기하고 있습니다. 피자알볼로의 경우 협업 비중이 60-70%에 이르고 있는데, 기업용 메신저 잔디가 여러 구성원들의 매개체로서 톡톡히 제 역할을 해주고 있다는 이야기를 하고 있습니다. 

  피자알볼로는 F&B프렌차이즈 기업으로서 본사와 직영점간의 원활한 소통이 기업 운영에 매우 중요한 부분을 차지고 있는데, 잔디를 통한 빠르고 원활한 의사 소통 체계 구축은 피자알볼로가 시장의 변화에 빠르게 대응하는 데 중요한 역할을 하고 있다고 합니다. 또한 잔디에서는 대화 내용이 영구 보존되기 때문에 휴대폰 교체로 인한 대화방 리셋에 대한 걱정이 없고, 파일 저장 기간이 무기한이라는 점에서 업무의 연속성이 확실히 보장된다는 점에서 업무 효율이 높다고 이야기하고 있습니다. 특히 신규 직원이 입사하여 대화방(토픽)에 참여하게 되어도 과거의 대화 내용을 볼 수 있고, 관련 첨부 파일들을 확인할 수 있다는 점에서 인수/인계가 원활히 진행된다는 점도 잔디의 강점으로 꼽고 있습니다. 신입사원이 과거 대화 내용만 훑어 보더라도 회사가 어떤 방향으로 움직이고 있는지 파악할 수 있기 때문에, 시장 변화에 빠르게 대처해야하는 프렌차이즈 기업으로서는 효율적인 업무가 가능해지는 것입니다.

  앞서 이야기한 두 개의 기업(베베쿡, 피자알볼로)는 협업 툴 '잔디'를 사용하면서 미팅 횟수의 감소로 인한 시간의 효율적 관리가 가능해졌고, 업무 효율이 증대되었다고 말하고 있습니다. 또한 소통 면에 있어서도 기존에는 전화나 이메일 등 여러가지 채널을 통해서 이루어지던 것이 '잔디 메신저' 하나로 통합되면서 소통이 원활해지고, 효율성도 증가되었다고 말하고 있습니다. 또한 베베쿡은 팀 프로젝트 위주의 업무 개편으로 직원들 개개인의 책임감이 증대되었다고 하며, 피자알볼로는 프렌차이즈 기업인 만큼 효율적인 점포 관리가 가능해졌다는 점을 '잔디' 이용으로 인한 장점으로 말하고 있습니다.

  이같은 사례로 볼 때 기업용 메신저의 이용은  IT기업, 소셜커머스 등 온라인 기반의 기업 뿐만 아니라 제조, 유통, 프렌차이즈 등 여러 기업들도 효율성 증대를 위한 필수 선택이라는 것을 확인할 수 있습니다. 기업용 메신저 '잔디'를 통해 좀 더 빠르게 성장할 수 있는 기회를 만들기 바랍니다. 감사합니다.

 요즘은 직장 내에서도 프로젝트를 진행할 때 팀별로 진행하는 경우가 많습니다. 대학생들도 과제를 할 때는 팀프로젝트로 진행하는 경우가 많고, 취업 스터디를 하는 사람들도 '모임'을 만들어서 스터디를 하면서 자료 공유도 하고 효율을 높이고 있죠. 팀프로젝트/팀플에서 중요한 것은 팀원들 사이의 소통과 원활한 자료 공유라고 할 수 있는데요, 효율을 높이기 위해서 '좋은 프로그램'을 쓰는 것이 중요하기도 합니다. 

  그래서 '팀 프로젝트/팀플'을 위한 필수 프로그램 5가지를 소개합니다.

   1. 잔디(JANDI) : 우리나라에 업무 환경에 최적화된 국산 협업툴.

  팀프로젝트를 진행하는 데 있어 '협업툴'을 이용하는 것은 필수라고 할 수 있습니다. 카카오톡 단체톡을 이용해서 프로젝트나 팀플을 진행하는 경우가 있기도 하지만, 사실 '카카오톡'은 단순 대화용에 가깝기 때문에 '협업툴'이 제공하는 다양한 기능들을 이용할 수 없다는 한계가 있습니다.  더욱이 슬랙(Slack), 플로우(Flow) 등 여러가지 협업툴이 있지만 국내산 협업툴 '잔디(JANDI)'는 우리나라 사용자들에게 최적의 환경을 제공한다는 점에서 업무 효율을 최대치로 끌어 올릴 수 있다는 장점이 있습니다. 

   2. 오피스 렌즈(Office Lens) : 모든 장면을 깔끔하게 저장하고 공유하고.

  팀프로젝트를 진행하다보면 여러가지 문서, 이미지 등의 자료를 파일화 해야하는 경우가 많습니다. 문서의 내용을 사진으로 찍어서 공유해도 좋지만 '이미지'를 PDF나 다른 파일(워드, 파워포인트)로 만들어서 공유한다면 더욱 효율적인 일처리가 가능하겠죠? 이런점에 있어서 '오피스 렌즈'는 장면을 PDF파일화 할 수 있으며, 잔디(JANDI)를 이용해서 팀원들과 공유할 수 있다는 점에서 프로젝트에서 빼놓을 수 없는 프로그램입니다.

   3. 포켓(Pocket) : 내가 찾은 콘텐츠를 저장해 두는 편리한 방법.

  프로젝트를 하다보면 여러가지 자료(콘텐츠)를 접하게 됩니다. 맡은 역할에 따라서 다양한 자료를 접하게 되는데, 모든 자료를 팀원들과 공유하다보면 효율이 떨어질 수 있습니다. 또한 그 순간 '이 콘텐츠 자료'가 필요한 것인지 판단하기가 애매할 때가 있죠. 그렇기 때문에 '포켓'을 이용해서 콘텐츠를 저장해두고, 자료들을 다시금 살펴보면서 '필요한 것'들만 골라서 공유한다면 좀 더 효율적인 프로젝트 진행이 가능합니다.

   4. 피들리(Feedly) : 내가 원하는 정보를 받아보는 편리한 방법.

  팀 프로젝트를 진행하면서 해당 분야의 이슈를 수시로 확인하는 것은 자연스러운 과정입니다. 꼭 해당 분야의 이슈가 아니더라도 개인의 관심사를 편리하게 받아보는 것도 '효율'의 측면에서 긍정적인 효과를 준다고 할 수 있습니다. 이같은 점에서 '피들리'는 자신이 원하는 주제에 관한 뉴스를 받아볼 수 있도록 해 주며, 블로그나 웹사이트에 등록되는 글도 손쉽게 받아볼 수 있도록 해 줍니다.

   5. 지니뉴스(ziny news) : 오늘의 이슈는 뭘까? 3분만 시간 내자.

  지니뉴스는 '피들리'와 유사한 프로그램입니다. 설정에 따라 '뉴스'를 받아볼 수 있다는 점입니다. 하지만 지니뉴스를 국내산 프로그램인 만큼 국내 이슈, 소셜 콘텐츠 등에 대한 정보를 빠르고 정확하게 알려주고, 꼭 잃어봐야할 뉴스 추천을 통해 '트렌드'를 간접적으로 파악할 수 있도록 한다는 점에서 '피들리'와는 또 다른 매력이 있는 앱입니다.

  잔디(JANDI), 오피스 렌즈(Office Lens), 포켓(Pocket), 피들리(Feedly), 지니뉴스(ziny news) 등 다섯 가지 어플에 대해서 간단히 알아봤습니다. 이들 앱들이 모든 팀프로젝트에 최적화되어 유용하게 쓰일 수 있다고는 할 수 없지만, 분명 '효율'을 높여줄 수 있을 것이라고 확신합니다. 앞서 소개한 5가지 앱 말고도 에버노트(evernote), 드롭박스(Dropbox) 등 여러가지 공유 프로그램들이 많다는 건 모두가 잘 알고 있습니다. 따라서 '선택과 집중'을 통해서 프로젝트의 효율을 극대화 하시기 바랍니다. 감사합니다.

  요즘 스타트업이나 여러 기업들이 업무용 메신저로 카카오톡 대신 '잔디(JANDI)'를 많이 사용하고 있다고합니다(관련 글 ☞ 협업툴, 업무용 카톡 대신 기업용 메신저 '잔디'를 쓰는 이유). 여러 팀들이 카카오톡 단톡방 대신 협업툴인 잔디를 이용하는 이유에는 여러가지가 있겠지만 그 중에서도 잔디에 내장되어 있는 강력한 기능인 '외부 프로그램 연동'이 큰 역할을 한다고 할 수 있습니다. '잔디 커넥트(JANDI Connect)'라고 불리는 외부 프로그램 연동에서는 웹훅(Webhook), 구글 캘린더(Google Calendar), RSS 구독, 트렐로(Trello), 지라(JIRA), 깃허브(GitHub), 비트버킷(BitBucket) 등의 서비스와 잔디를 연결할 수 있는데, 구글 캘린더와의 연동은 여러가지 일정을 공유할 수 있다는 점에서 팀 프로젝트를 하는 데 있어 매우 중요한 요소라 할 수 있습니다.

  앞서 이야기했듯이 업무용 메신저 협업툴 '잔디'에는 여러가지 기능이 있는데, 그 중에서도 외부 프로그램과 연결 가능하도록 하는 '잔디 커넥트'를 활용하면 프로젝트/업무를 좀 더 효과적이고 빠르고 정확하게 진행할 수 있다는 장점이 있습니다. 여러가지 기능 중에서도 '구글 캘린더' 기능을 연결하게 되면 프로젝트 팀의 기본적인 일정 공유는 물론이고, 일정 변경, 일정 취소 등의 일이 발생했을때 잔디 메신저 채팅방에서 변경 사항을 즉시 확인할 수 있고, 설정을 통해 규칙적으로 스케줄 을 확인할 수 있다는 점에서 업무의 효율을 극대화 할 수 있습니다.

  잔디 커넥터를 이용하여 다른 프로그램과 연동하기 위해서는 PC버전을 이용해야합니다. 모바일 버전에서는 이미 설정된 기능을 이용할 수는 있지만 별도로 설정하는 탭이 제공되고 있지 않습니다.

  PC버전에서 토픽 대화방에 들어가면 위 사진에서 볼 수 있는 것과 같이 오른쪽에 여러가지 모양의 아이콘들이 있는데, 제일 아래에 '잔디 커넥터'가 위치하고 있습니다. 잔디 커넥터를 눌러주면 아래 화면과 같이 여러가지 외부 연동 프로그램 목록이 뜹니다. '구글 캘린더'를 연동하기 위해서는 두 번째 탭에 위치한 구글 캘린더의 '연동 항목 추가하기'를 눌러주면 됩니다.

  최초 연결의 경우 구글 캘린더 연동을 위해서 구글 계정 인증 절차(구글 아이디 로그인)를 밟습니다. 구글 아이디와 비밀번호를 입력하면 설전 화면으로 넘어갑니다. 이때, 지메일(Gmail)에 로그인 되었다는 보안 관련 이메일이 날아옵니다. 서비스 이용에는 아무런 지장을 주지 않으니 무시하면 됩니다.

  '잔디 커넥터 : 구글 캘린더' 설정 화면을 보면 여러가지 알림 설정 옵션이 있습니다. 구글 캘린더에 등록된 여러가지 일정에 대해서 언제 알림을 받을 것인지를 설정하는 것입니다. 알림 설정 옵션은 상당히 디테일하게 구성되어 있습니다. 매일, 매주 알림 옵션 외에도 특정 사건(이벤트)에 대해서 몇 분전에 알릴 것인지를 설정할 수 있습니다. 예컨대, '회의'나 '세미나' 같은 일정이 있는 경우 30분이나 15분 전에 알림이 오도록 설정해 두면 해당 이벤트가 있을 때 프로젝트 채팅방(토픽)에 알려주는 것이지요. 그 외에도 일정 변경(수정), 취소 등의 변화가 있을 때도 별도로 알려주도록 설정할 수 있습니다.  

  '구글 캘린더' 설정이 끝나고 난 뒤에 채팅방을 보면 설정이 완료 되었다는 메시지가 뜹니다. 이벤트가 있을 때에도 위 사진에서 보는 것과 같이 메시지가 자동으로 송출됩니다. 물론, 송출되는 주기는 '알림 설정'에 따르는 것이기 때문에 대화방의 상황에 맞게 운용하면 됩니다. 

  잔디에서 구글 캘린더 연동 서비스를 이용하면 팀원들에게 별도의 메시지를 보내서 일정을 알려주는 번거로움이 줄어듭니다. 특히 일정이 취소되거나 변경되었을 때 메시지를 별도로 전달하는 수고가 줄어들 수 있습니다. 업무 효율의 증가로 귀결 되는 것이라 할 수 있겠죠?

  만약, 똑같은 일정을 다른 대화방(토픽)에도 공유하고 싶다면 '구글 캘린더 - 연동 항목 추가하기'를 선택하면 됩니다. 연동 항목 추가하기를 누르면 '설정 화면'으로 넘어가게 되고 설정 완료 버튼을 누르면 연동이 작업이 끝납니다. 

  알림의 설정과 연동 해제는 위 그림의 빨간 네모 박스 오른쪽 끝부분에서 볼 수 있는 것과 같이 '수정'과 '삭제' 버튼을 누르면 됩니다. 아주 간단하죠!

  '잔디'는 기업/스타트업을 위한 메신저인 만큼 여러가지 부가 기능들을 제공하고 있습니다. 그렇기 때문에 프로젝트의 상황에 맞게 부가 기능들을 잘 활용한다면 업무 효율 증대로 좀 더 즐겁게 프로젝트가 진행되지 않을까 하는 생각을 해 봅니다. 감사합니다.